Muto contract is getekend, wat nu?

1. Voorbereiding

Houd je XPOfleet database zo up-to-date mogelijk en kuis op waar mogelijk. Houd zeker rekening met onderstaande punten:

• Tankkaarten of laadpassen die niet meer gebruikt worden te deactiveren. Tip: gebruik “laatste tankbeurt” als controlepunt.
  
  

• Voertuigen die volledig uit jullie actieve vloot zijn (alle einde lease facturen zijn verwerkt, verkocht, …) te deactiveren.
  
  

• Medewerkers die niet meer werkzaam zijn in de organisatie op “uit dienst” zetten.

  

Contacteer gerust support@mutomobility.com bij vragen over bovenstaande items.

2. Datamigratie

2.1 Scope

Bij aanvang wordt in samenspraak met de migratie consultant de migratie besproken. De te migreren data in XPOfleet en hoe deze beschikbaar zal zijn in Muto wordt op dat moment afgestemd.

2.2 Timing

De freeze periode zal ongeveer 10 werkdagen duren. Gedurende deze periode kunnen geen wijzigingen in XPOfleet geregistreerd worden.  Na de migratie zullen deze wijzigingen nog aangvuld moeten worden in Muto.

Het is aangeraden om de migratie te laten doorgaan in een periode die voor jou het beste uitkomt (niet tijdens kwartaalrapporteringen, verlof- en payrollperiodes …). Bij “Data validatie” wordt uitgelegd waarom jouw participatie in het proces onmisbaar is.

2.3 Freeze periode

Data validatie (3 - 5 werkdagen)

Tijdens deze stap gaat de XPOfleet migratie consultant aan de slag met je data om onregelmatigheden weg te werken.

Het is van groot belang dat jij bereikbaar bent voor de mogelijke vragen. Het is cruciaal om in deze fase een vlotte communicatie te waarborgen om vertragingen in de migratie te voorkomen.

Vanaf de datavalidatie, gaan deze processen stopgezet worden:

• • Alle automatische dataflows in XPOfleet (o.a.: mailbridges, interfaces …)
  • Bewerkingsrecht in XPOfleet: er blijft 1 read-only profiel actief voor jou om informatie te raadplegen in XPOfleet maar bewerkingen kunnen niet meer uitgevoerd worden om datadiscrepantie te voorkomen in XPOfleet.

Data export & import (1 werkdag)

XPOfleet team voert de migratie uit en je Muto omgeving wordt klaargezet.

Data controle (2 werkdagen)

Zodra je Muto omgeving klaarstaat, voeren we datacontroles uit op willekeurige datasets. We houden bij welke datasets gecontroleerd zijn en die sturen we naar je zodra het afgerond is.

3. Hypercare

Zodra de datacontrole is uitgevoerd en onze bevindingen zijn doorgestuurd naar jou, begint een hypercare periode van 1 maand.

3.1 GO / NO-GO data

Vanaf de hypercare, vragen we je om binnen 10 werkdagen de data in Muto te controleren en valideren.

We vragen om tijdens deze periode dat gemigreerde data na te gaan. Bij vragen of vaststelling van onregelmatigheden kan je dan de migratie consultant contacteren om deze uit te klaren en/of te corrigeren.

Indien er inderdaad onregelmatigheden vastgesteld worden start deze periode opnieuw. Bij het uitblijven van feedback binnen deze periode zal de data als goedgekeurd beschouwd worden.

3.2 Overdracht data ownership

Na de 10 werkdagen van de GO/NO-GO periode, wordt de data ownership overgedragen naar jou. Dit wilt zeggen dat XPOfleet niet meer verantwoordelijk gehouden kan worden voor datadiscrepantie in Muto.

3.3 XPOfleet read-only toegang

Je behoudt het XPOfleet read-only profiel tot het einde van de hypercare.

Gedurende deze periode kan je nog raadplegingen in XPOfleet uitvoeren.

Op het einde van de hypercare wordt je toegang beëindigd en ontvang je een eenmalige XPOfleet data-export.

3.4 Muto onboarding

We geven je een korte training over de verschillen tussen XPOfleet & Muto.

Deze onderwerpen worden zeker besproken:

• Contactgegevens voor support
• Hoe worden licenties beheerd
• Hoe activeer je Muto Connections
• Hoe nodig je nieuwe Muto-gebruikers uit

4. Post-migratie

Na de hypercare periode van 1 maand, ontvang je een eenmalige data-export van je gegevens in XPOfleet.

Met functionele vragen kan je dan terecht bij Muto Support via: support@mutomobility.com .