Je kunt schade registreren na een incident, bij het einde van een leasecontract of bij een bestuurderswissel. Elk schadedossier koppelt de asset en medewerker aan de relevante gegevens, documenten en kosten.
Vroegtijdige toegang: Schadebeheer is momenteel beschikbaar via vroegtijdige toegang. Zie je de functie nog niet in Muto? Neem dan contact op met je contactpersoon bij Muto.
Het schadeoverzicht openen
Ga in het linkermenu naar Onderhoud → Schades.
Het overzicht toont je schadedossiers, met onder meer de datum, interne referentie, asset, medewerker, schadecontext, aansprakelijkheid en status.
Bovenaan de pagina vind je overzichtstegels met:
- Schadekosten voor de weergegeven maand.
- Openstaande schades en de gemiddelde doorlooptijd tot afsluiting.
- Totaal aantal schades, uitgesplitst per assettype.
Gebruik de tabbladen Alle schades, Open, Afgesloten en Niet herstellen om dossiers per status te bekijken. Met de zoek- en filterknoppen verfijn je de resultaten, bijvoorbeeld op leverancier.
Je vindt gekoppelde schadedossiers ook terug in het tabblad Schades op de detailpagina van een asset of medewerker, of via de algemene zoekfunctie van Muto.
Een schade melden
Klik in het schadeoverzicht op Schade melden. Het formulier bestaat uit twee stappen: Asset en context en Details.
Stap 1 — Selecteer de asset en context
Kies de context die het best beschrijft wanneer de schade is ontstaan of vastgesteld:
| Context | Wanneer gebruik je deze? |
|---|---|
| Incident | Schade door een onverwachte gebeurtenis tijdens het gewone gebruik, zoals een aanrijding, parkeerschade of vandalisme. |
| Einde leasecontract | Schade die wordt vastgesteld bij het inleveren van een voertuig aan het einde van het leasecontract. |
| Bestuurderswissel | Schade die wordt vastgesteld wanneer een voertuig van de ene bestuurder aan de andere wordt overgedragen. |
Vervolgens:
- Vul de Datum van het incident in en, indien bekend, het geschatte Tijdstip.
- Selecteer de Asset.
- Controleer de Medewerker die aan de schade is gekoppeld en pas de selectie indien nodig aan.
- Ga verder naar Details.
Muto gebruikt de asset en schadedatum om de medewerker voor te stellen aan wie de asset op dat moment was toegewezen. Dat is niet noodzakelijk de medewerker die de asset vandaag gebruikt.
Tip: Controleer de samenvatting van de asset en medewerker aan de rechterkant voordat je verdergaat.
Stap 2 — Vul de schadegegevens in
Vul de relevante informatie aan. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.
Bij een incident bevat het formulier onder meer:
| Veld | Wat vul je in? |
|---|---|
| Kilometerstand op het moment van het incident | De kilometerstand toen het incident plaatsvond. |
| Geografische locatie | Waar het incident plaatsvond, bijvoorbeeld een straat of adres. |
| Meldingsdatum | De datum waarop de schade werd gemeld. |
| Intern nummer | Je unieke referentie voor het schadedossier. |
| Schadecategorie | Het type schade. |
| Locatie van de schade | Het beschadigde onderdeel van de asset. |
| Derde partij betrokken | Of er een andere partij betrokken was. |
| Proces-verbaal | Of er een proces-verbaal werd opgesteld. |
| Aansprakelijkheid | Wie aansprakelijk is voor de schade. |
| Opmerkingen | Aanvullende informatie over de omstandigheden of de schade. |
Geografische locatie beschrijft waar het incident plaatsvond. Locatie van de schade beschrijft welk onderdeel van de asset beschadigd is.
De beschikbare velden hangen af van de gekozen context. Einde leasecontract en Bestuurderswissel gebruiken een vereenvoudigd formulier, zonder de incidentspecifieke informatie over derden en processen-verbaal.
Documenten, expertise- en contractgegevens toevoegen
Tijdens het melden van de schade kun je aanvullende informatie toevoegen.
Europees aanrijdingsformulier
Gebruik bij een incident Bestand uploaden in het onderdeel Europees aanrijdingsformulier om het formulier toe te voegen.
Schade-expertise
Als de schade werd beoordeeld, kun je de beschikbare expertisegegevens registreren:
- Expertise uitgevoerd door: de leverancier die de expertise heeft uitgevoerd.
- Expertisenummer: de referentie van de expertise.
- Naam van de expert: de persoon die de schade heeft beoordeeld.
- Expertisedatum: de datum waarop de beoordeling plaatsvond.
- Geraamd bedrag: de geschatte kosten.
- Verwachte leverdatum: de verwachte datum waarop het voertuig opnieuw beschikbaar is of de herstelling voltooid is.
Vink Voertuig is totaal verlies aan als dat van toepassing is.
Contractgegevens
Registreer de verzekerings- of leasingmaatschappij die de dekking voorziet en het bijbehorende contract- of polisnummer.
Schadekosten registreren
Selecteer bij Bedragen de valuta en vul de relevante kosten in.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Herstellingskosten | Rechtstreekse herstellingskosten voor je eigen voertuig of asset, zoals onderdelen, werkuren of koetswerk. |
| Overige kosten | Bijkomende kosten, zoals takelkosten, stallingskosten, een vervangvoertuig of administratiekosten. |
| Totale kosten eigen schade | Wordt automatisch berekend als de som van de herstellingskosten en overige kosten. |
| Contractuele vergoeding | Het bedrag dat de verzekerings- of leasingmaatschappij dekt volgens het contract, exclusief vergoedingen voor burgerlijke aansprakelijkheid. |
Afhankelijk van de schadecontext en aansprakelijkheid kunnen extra kostenvelden verschijnen, zoals burgerlijke aansprakelijkheid, franchise, gerecupereerde bedragen of bedragen die via het loon worden ingehouden.
Sla het schadedossier op zodra je alle verplichte velden hebt ingevuld.
Een schadedossier opvolgen
Open een schadedossier om de gegevens te bekijken en aan te vullen naarmate de afhandeling vordert.
De detailpagina groepeert de informatie in:
- Overzicht: een samenvatting van het dossier, de expertise en wie de kosten draagt.
- Details: de geregistreerde schadegegevens en kosten.
- Notities: aanvullende notities over het dossier.
- Bestanden: ondersteunende documenten en bijlagen.
- Activiteit: een historiek van de wijzigingen.
Zo kun je bijvoorbeeld een expertise toevoegen zodra die beschikbaar is, de definitieve herstellingskosten invullen of extra documenten bijvoegen.
De status wijzigen
Nieuwe schadedossiers krijgen de status Open. Je past de status handmatig aan naarmate het dossier vordert.
| Status | Wanneer gebruik je deze? |
|---|---|
| Open | Het dossier vereist nog opvolging. |
| Afgesloten | Het dossier is afgehandeld. |
| Niet herstellen | Het dossier is beoordeeld en er is beslist om de schade niet te herstellen. |
Tip: Controleer de kosten en bijbehorende informatie voordat je een dossier afsluit. Zo blijft het dossier volledig voor latere raadpleging.
Schades exporteren en importeren
Vanuit het schadeoverzicht kun je schadegegevens exporteren.
Via de knop Schades importeren kun je schadedossiers importeren met Smart Import.
Beperking tijdens vroegtijdige toegang: Het importeren van schades via Smart Import wordt nog afgewerkt en is nog niet betrouwbaar. Registreer schades voorlopig handmatig of neem contact op met je contactpersoon bij Muto voordat je een bulkimport plant.
Bekende beperking tijdens vroegtijdige toegang
Bij schadedossiers met de context Einde leasecontract of Bestuurderswissel kan de detailpagina nog incidentspecifieke velden tonen, zoals Gerecupereerd, Derde partij, Proces-verbaal en Aansprakelijkheid.
Deze velden zijn niet relevant voor die contexten. Dit is een gekend weergaveprobleem waaraan wordt gewerkt.